El proyecto más común para quienes se encargan de gestionar la Intranet de una organización es precisamente el del rediseño de la misma. En pocas ocasiones nos vamos a tener que enfrentar a diseñar una intranet desde cero, ya que la mayor parte de las empresas, organizaciones o de la administración, de mediano o gran tamaño, disponen de una desde hace años.

Existen dos factores que van a condicionar el alcance del proyecto:

  • El cambio de plataforma, sea un cambio de CMS o de producto empresarial o específico de intranets.
  • El rediseño del sitio, en caso de que se quiera cambiar la arquitectura de información o añadir nuevas funcionalidades.

Vamos a definir, por tanto, las 3 fases fundamentales en este proceso de rediseño: Análisis, diseño y migración de contenidos.

Fase 1: Análisis

En esta primera fase nuestro objetivo es revisar si estamos cumpliendo con los objetivos globales que nos habíamos marcado para la Intranet y que, no olvidemos, deben estar alineados con las líneas estratégicas de la organización.

Por tanto, vamos a analizar:

  • La misión, visión y objetivos de la Intranet: los objetivos deben ser medibles, realistas, alcanzables y con una temporalidad definida.
  • Las funciones que cumple y que deben orientarse a estas cinco, según la consultora australiana StepTwo: contenido, comunicación, colaboración, cultura y actividad.
  • La plataforma tecnológica: podemos realizar un estudio de viabilidad y si fuera necesario, decidir qué tecnología se va a utilizar para dar soporte a la intranet (solución comercial, solución libre o un proyecto de desarrollo propio), dependiendo de la situación de la que se parta. Nuestro objetivo será diseñar un ecosistema digital exitoso, que incluya integraciones de sistemas si fuera posible.
  • Nuestros usuarios: entender los tipos de empleados existentes, sus perfiles, niveles, habilidades, conocimientos, experiencias, competencias, etc., y sus necesidades en cuanto a información y consumo de contenido. Podemos realizar encuestas, focus groups, entrevistas, etc., para conocer de primera mano sus prioridades y necesidades o lo que esperan de la Intranet.
  • Nuestra organización: comprender su estructura, tamaño, organigrama, mapa de procesos…; diseccionarla en oficinas, departamentos, regiones, sedes, e incluso procesos. Conocer sus productos y servicios, y ver qué implicaciones tienen en el día a día de los empleados. Comprender la cultura organizacional, es decir, el modo en que los empleados trabajan y colaboran o las prácticas de la organización.
  • La información corporativa: analizar dónde residen los datos y la información, en qué repositorios, sistemas de información, bases de datos, canales y medios, procesos en los que se contiene y fluye la información, volumen de información almacenada, unidades productoras de documentos, etc. Además, se realizará un inventario de contenidos de la Intranet. Este inventario va a ser clave en la última fase, la de migración de contenidos, pues nos va a permitir saber qué contenido tenemos realmente en la Intranet, su uso, su nivel de actualización u obsolescencia, etc.
  • Las métricas de rendimiento y uso de la Intranet en los últimos años: nos servirán para entender sus logros y puntos fuertes, así como sus fracasos y puntos débiles. Y sobre todo, el contenido más o menos utilizado.

Recursos para realizar técnicas de card sorting, tree testing y personas:

Fase 2: Diseño

A la vista de los datos obtenidos en la fase anterior, en esta fase deberemos diseñar la Intranet que pretendemos construir.

  • Arquitectura de información: a partir del inventario de contenidos, propondremos una estructura de información basándonos en técnicas como las de card sorting o personas, o en estadísticas de uso por ejemplo. En esta actividad intervendrán metodologías de usabilidad y accesibilidad. Deberemos definir no sólo la estructura de contenidos, sino la navegación, la taxonomía, el esquema de metadatos, etc. Cuanto mejor estructurado y etiquetado esté el contenido, más efectiva será la recuperación de información.
  • Prototipado de todas las páginas de la Intranet y sus componentes: sobre todo el prototipo de la página principal, el de las páginas clave (como el directorio de empleados, por ejemplo), los de las páginas de navegación y del resto de secciones. La página principal va a ser la puerta de acceso de los empleados, por lo que hay que tener en cuenta que los 5 roles que debe cumplir la página principal vienen definidos por los 5 objetivos que hemos visto más arriba: contenido, comunicación, colaboración, cultura y actividad. En los prototipos mostraremos el esqueleto básico de las páginas y cómo estará posicionado el contenido, mostrando las áreas clave, las funciones y características que van a aportar valor a los usuarios y a los procesos de la organización.
  • Diseño gráfico: deberemos definir la imagen de marca de la intranet si lo que buscamos es su renovación completa (logos, fuentes, colores, denominación, identidad…, e incluso carácter o personalidad de la intranet). De lo contrario, seguiremos la Guía de estilo ya definida.

 Recursos para diseñar una Arquitectura de Información y Prototipos para la Intranet:

En Pinterest mantengo este tablero sobre Prototipos de diseño de Intranets.

Fase 3: Migración de contenidos

Significa básicamente mover el contenido de la intranet actual a la nueva instalación y arquitectura de información. Del éxito de esta fase dependerá en gran parte el éxito del proceso de rediseño de la Intranet, por lo que es importante definir un plan de migración, dedicar tiempo a la fase de auditoría de contenido, etc.

La consultora canadiense ThoughtFarmer propone 4 fases en el proceso de migración de contenidos:

  • Inventario de contenidos de la actual intranet.
  • Auditoría de contenido: en este segundo paso se analiza el contenido que tenemos y se toman decisiones al respecto: ¿qué mantenemos?, ¿qué archivamos?, ¿qué suprimimos?, ¿qué contenido necesitamos o cuál necesita mejorar?
  • Mapeo de la migración de contenidos: aquí es importante haber consolidado la arquitectura de información y de navegación de la nueva intranet, pues habrá que determinar el destino que daremos a los contenidos que migraremos. Deberemos tomar decisiones acerca de qué contenido se mueve a la nueva instalación, cuál se moverá primero o quién va a ser el responsable de moverlo.
  • Migración y seguimiento. Se pueden contemplar 3 tipos de migración, tal y como explica James Robertson (StepTwo), dependiendo del alcance del cambio de plataforma: migración automática, migración manual o semiautomática. En el caso de la migración manual, ThoughtFarmer habla de un equipo de entre 5 y 10 personas. En esta fase, será importante decidir de antemano quién editará y mejorará el contenido migrado.

 Algunos recursos para la migración de contenidos: