Un instrumento para comprender en qué posición se encuentra una intranet y hacia dónde se puede encaminar su desarrollo evolutivo es el denominado Modelo de madurez.
Se trata de un gráfico como éste, que de hecho, es el más conocido: el Intranet Maturity Framework (TM) publicado por Razorfish en su informe de 2006, Corporate Intranets Best Practices Report.
Son, por tanto, una excelente ayuda para visualizar qué nivel de madurez tiene una intranet, a qué desafíos va a tener que hacer frente y qué se va a requerir para alcanzar los objetivos de negocio.
Intranet Maturity Framework (2006). Cop. Avenue A. Razorfish

Intranet Maturity Framework (2006). Cop. Avenue A. Razorfish

El modelo de madurez de intranets de Razorfish (2006)

Plantea seis estadios de evolución, desde las intranets básicas para compartir información y comunicación, hasta la consolidación de interfaces digitales:

  • Nivel 1: Intranets para comunicar y compartir información: Se trata de la primera generación de intranets cuyo foco está puesto en comunicar al resto de la empresa u organización las actividades de varios departamentos. No están extendidas en toda la organización, apenas incluyen funcionalidades significativas y están construídas en páginas HTML estáticas o en soluciones a medida de gestión de contenidos.
  • Nivel 2: Intranets autoservicio: Su finalidad es ofrecer a los empleados servicios relacionados con Recursos Humanos o Económicos, como formularios de ayudas, informes de gastos o reservas de salas de reuniones. Suelen estar construídas sobre sistemas de gestión de contenidos y algunas más avanzadas utilizan funcionalidades de sistemas ERP (Enterprise Resource Planning o sistemas de información gerenciales).
  • Nivel 3: Intranets orientadas a la colaboración: Las intranets que llegan a este nivel se dirigen a resolver las necesidades de los equipos de proyecto y/o departamentos en cuanto a la colaboración y a servir de puerta de entrada a las comunidades de práctica de la organización. Es habitual que incorporen herramientas de colaboración y de gestión documental, de modo que los empleados dispongan de un único interfaz a través del cual comunicarse, colaborar y compartir conocimiento con el resto. Suelen incluir funcionalidades de single sign-on e integrar sistemas de gestión documental (DMS) o de gestión de activos digitales (ADM).
  • Nivel 4: Portales de información empresarial: Se trata de intranets que agregran información de sistemas informáticos que han quedado anticuados, de bases de datos dispares y de fuentes externas. Construidas sobre herramientas de portales, integran herramientas de búsqueda y son altamente personalizables pues ofrecen al empleado las herramientas e información que necesitan para desempeñar su trabajo de forma efectiva.
  • Nivel 5: Escritorio digital: Suponen un paso más al integrar, a través de un único interfaz, información en tiempo real procedente de repositorios de datos y de sistemas de inteligencia empresarial. Este tipo de intranets están construidas sobre portales empresariales o sobre soluciones de inteligencia empresarial.
  • Nivel 6: Interfaces consolidadas de trabajo: En las organizaciones en las que existe este tipo de intranets no se las suele denominar como tal, pues integran correo electrónico, voz, o cualquier dispositivo digital, pero presentados a través de un interfaz único y consolidado. También cuentan con fuertes componentes para dispositivos móviles.

El modelo de madurez de Inforcentric Reasearch (2013)

Más adelante, en 2013 Inforcentric Research  publica un modelo de madurez basado en cuatro estadios que van desde la intranet básica hasta el digital workplace.

From basic Intranets to the Digital Workplace (2013). cop. Inforcentric

From basic Intranets to the Digital Workplace (2013). cop. Inforcentric

 

Basado en un modelo de desarrollo clásico, plantea 4 estadios evolutivos:

  • Nivel 1: Intranet básica: Dirigida a ofrecer información corporativa, noticias, funcionalidades de autoservicio para el empleado o aplicaciones simples.
  • Nivel 2: Intranet extendida: Permite una interacción genérica en la que se ofrecen funcionalidades básicas de colaboración y de medios sociales internos, perfiles de empleados y una mínima personalización.
  • Nivel 3: Espacio de trabajo digital básico: Se enfocan a servir de apoyo a trabajos específicos y proveen de funcionalidades de colaboración social avanzada, integración avanzada de aplicaciones, perfiles enriquecidos de empleados, funcionalidades de búsqueda empresarial y apoyo de procesos específicos avanzados, tales como gestión de proyectos o innovación.
  • Nivel 4: Espacio de trabajo digital completo: Dirigidas a la transformación digital de la organización, son el soporte clave a procesos holísticos e incluyen “metafuncionalidades” sociales y de colaboración integradas en todos los componentes, búsqueda contextual e inteligente, etc., conformándose así como el catalizador de un cambio de cultura organizacional.

The Digital Workplace Map

Y un poco después, el Digital Workplace Group publica el modelo de madurez denominado The Digital Workplace Map basado en el concepto CMMI (capability maturity model integration), que está dividido en siete áreas que pueden ser evaluadas independientemente, en base a 7 niveles (nivel básico, bajo, medio, alto y excelente):

  • Comunicación e inteligencia empresarial
  • Colaboración y comunidad
  • Servicios y flujos de trabajo
  • Estructura y coherencia
  • Mobilidad y flexibilidad
  • Gestión y alineamiento estratégico
  • Agilidad organizacional
The Digital Workplace Map

The Digital Workplace Map (2013). cop. Digital Workplace Group

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Como vemos, el común denominador de estos modelos es representar una última etapa en el desarrollo de las intranets caracterizada por la consolidación de los espacios digitales de trabajo (digital workplaces),.

Sin embargo, es importante tener en cuenta que estos modelos no siempre presentan los estadios en fases secuenciales. A veces pueden ser niveles desarrollados en paralelo que se abordan en función de las necesidades de la organización, por tanto, su interpretación requiere de cierto nivel de abstracción por parte de las organizaciones.