Una de las estrategias a la hora de implantar una intranet social en una organización puede ser definir un despliegue a pequeña escala. Se puede comenzar con pequeños pasos, incorporando comentarios en las noticias de la página principal de la Intranet.
Desde el punto de vista tecnológico no nos va a requerir de la instalación de una plataforma social específica ni de los costes derivados (migraciones, integraciones…), sino que simplemente se tratará de desarrollar una pequeña mejora en la plataforma que ya tengamos instalada.
Y sin embargo, a pesar de tratarse de la instalación de un pequeño componente, desde el punto de vista de los objetivos estratégicos de nuestra organización puede proporcionar muchos de los beneficios culturales más deseados: contribuye a crear una cultura organizacional más abierta y permite sentar las bases de posteriores despliegues evolutivos relacionados con la adopción de otras herramientas sociales y colaborativas.

Los beneficios

Según James Robertson, los beneficios que puede proporcionar una funcionalidad de este tipo pueden ser:
  • Huir de noticias unidireccionales: casi todas las intranets disponen en su página principal de un espacio de noticias que puede llegar a ocupar el 80% de la página principal. En las intranets tradicionales esta comunicación es unidireccional y los empleados no tienen acceso a las visitas realizadas, ni a qué tipos de noticias son las preferidas por otros empleados. Por tanto, uno de los beneficios más significativos será el cambio hacia un diálogo bidireccional, donde los empleados pueden responder, replicar, comentar, mostrar su acuerdo, preguntar, etc.
  • Beneficios en la cultura organizativa: con la introducción de un componente de comentarios se puede crear un espacio de trabajo o una cultura organizacional más positiva, comunicativa y abierta, pues permite a los empleados un espacio abierto en el que contribuir con su visión y sus opiniones. Estas “conversaciones” pueden disminuir la distancia entre la dirección y los empleados así como ayudar a superar “silos”, con el fin de incrementar la comunicación horizontal y vertical de abajo a arriba.
  • Beneficios de negocio: el componente de comentarios en las noticias de la intranet puede convertirse en una herramienta de resolución de problemas, para descubrir soluciones a nuevos desafíos, o para generar innovación.

Claves de éxito

Siguiendo a Robertson, los pasos prácticos que deben adoptarse para asegurar un uso generalizado y evitar riesgos son:
  • Eliminar el anonimato: cada mensaje debe estar asociado al empleado que lo ha hecho, lo que transmite la madurez de la organización al comprender que los comentarios en las noticias son una capacidad sujeta a las mismas reglas que una conversación en la vida real. Los comentarios anónimos como forma de animar el debate interno son una práctica desaconsejada.
  • Simplificar: la funcionalidad debe resultar tan simple como escribir el comentario y presionar el botón de “enviar”.
  • Visibilizar: mostrar el número de comentarios que tiene cada noticia, pues esto genera interés y actividad.
  • Definir una política de medios sociales internos:  esta política será clave antes de desplegar cualquier herramienta social y colaborativa. Existen una serie de preocupaciones y miedos que frenan la implantación de este tipo de funcionalidades, como las críticas, las opiniones negativas excesivas, las reivindicaciones… Pero en la práctica la mayoría de organizaciones no ha tenido problemas y en todo caso, se ha visto una auto regulación sin necesidad de adoptar medidas formales.
  • Integrar: no dejar que sea un elemento aislado sino que esté conectado con otras funcionalidades relevantes, para hacer que la experiencia de usuario sea lo más consistente posible, como por ejemplo:
    • Que esté basado en los mismos elementos de login y organigrama que para el resto de la intranet.
    • Que los comentarios de los empleados aparezcan en su perfil.
    • Que aparezcan en los paneles de actividad y en otras herramientas sociales y colaborativas.
  • Promover la adopción: sin necesidad de hacer un lanzamiento del nuevo componente, si que requiere de su comunicación a toda la organización. Además, el equipo de intranet tendrá un papel activo en tender puentes ayudando a conectar los comentarios con los mandos o gestores más adecuados para responderlos.
  • Aprovechar el análisis: prestar atención al conocimiento que se genera alrededor de los comentarios. Los equipos de comunicación pueden verse beneficiados al conocer qué historias son más populares, cuáles establecen más debate y diálogo o qué piensan los empleados de los temas clave.

El siguiente paso

Una vez que la participación con comentarios a las noticias crece, el siguiente paso natural es abrir más la participación y permitir que los empleados, no sólo comenten noticias, sino que creen las noticias.

Así, un componente tan simple, bien asentado, puede dar paso al despliegue de una red social corporativa o interna.
En definitiva, lo que estamos haciendo no es sólo, como hemos visto, contribuir a crear una cultura organizacional más abierta, sino posibilitar la comunicación interna en un contexto en el que la revolución digital ya está provocando cambios significativos en la comunicación, que se produce entre iguales y de abajo a arriba, fluyendo de forma paralela a la tradicional comunicación de arriba abajo.