Los CMS, content management systems o sistemas de gestión de contenidos, tienen muchos años a sus espaldas. La comercialización de este tipo de software se produjo en la década de los 90 del siglo pasado (más concretamente a partir del año 2000 según algunos autores) y permitió su instalación en empresas y organizaciones para ofrecer a sus empleados un servicio de intranet corporativa.

Desde entonces estos sistemas han tenido un impacto muy alto en cómo hemos ido gestionando la información de los departamentos, pues han obligado a publicar en unas determinadas lógicas muy rígidas y en unos modelos descentralizados que han requerido de un alto esfuerzo en formación. A esto se añade que las instalaciones de intranets han ido requiriendo de mucho desarrollo adicional para alcanzar sus objetivos, lo que las hace costosas a pesar de que muchas estén construidas sobre CMS open source.

Sin embargo nos encontramos con otra realidad a la que hacer frente: los cambios impuestos por la era digital están haciendo que actualmente los CMS no permitan implantar una adecuada estrategia de comunicación interna y de gestión del conocimiento en las organizaciones. Estos sistemas, anclados muchas veces en las intranets desde hace años, constituyen un obstáculo para alcanzar una verdadera transformación digital de las organizaciones.

Los desafíos a los que deben hacer frente los CMS tradicionales para seguir siendo sostenibles serían los siguientes:

Mejorar la experiencia de edición de contenidos

Se requiere de un giro radical en este sentido. El modelo de publicación distribuido, imperante desde hace años, es poco sostenible en una época en que las reducciones de plantilla provocan elevadas cargas de trabajo en los departamentos, y por otro lado, los esfuerzos en formación a redactores de los departamentos son muy altos. Los requerimientos pasan por:

  • disponer de un CMS capaz de soportar múltiples redactores con múltiples niveles de acceso, en un nivel de simplicidad y usabilidad elevado,
  • huir del back-end tan complejo para redactores, y tender más a la edición directa sobre el contenido,
  • no requerir de formación, necesitando que su uso sea intuitivo y visual.

Integración

Las intranets son ecosistemas complejos que deben atender a múltiples objetivos estratégicos y de negocio de las organizaciones, lo que significa que deben tratar de paliar su complejidad creciente, poniendo en común en un único entorno el punto de entrada a múltiples sistemas, herramientas y recursos. Los CMS tradicionales no permiten esa capa de integración que ofrezca una experiencia de empleado única, ya sea consumiendo contenido, colaborando en un grupo de trabajo, participando en una red social corporativa, como enviando un formulario a Recursos Humanos, por ejemplo.

Simplicidad

El CMS debe proveer a la Intranet de una facilidad de uso, no sólo para los redactores, como hemos visto, sino para los responsables de su gestión y, como no, para los usuarios finales. Cuanto mayor número de elementos vamos incorporando a la plataforma, mayor complejidad añadimos al usuario y el reto del CMS debe ser ofrecer esa capa de presentación que haga de la intranet una herramienta de trabajo simple y al mismo tiempo eficaz.

Relevancia

El CMS tiene que ayudar a personalizar la visita del empleado, a que la Intranet le ofrezca un acceso a la información más relevante en ese momento. En este sentido, se requiere de búsqueda facetada, contextualización y recomendaciones. Es decir, de explotaciones propias de los CMS semánticos.

Movilidad

La era digital ha hecho que los patrones de uso de los profesionales hayan cambiado y que se esté dando una “virtualización” de la oficina, de modo que se trabaje en desplazamientos y a través de dispositivos móviles. Es esencial que los CMS permitan una experiencia de usuario consistente, no sólo desde el ordenador de la oficina sino desde tabletas y otros dispositivos móviles.

Social

El paso de una comunicación vertical a un diálogo más horizontal y entre iguales que se ha producido con los medios sociales impone que los CMS sean capaces de ofrecer componentes que permitan hacer accesible el talento y socializar el conocimiento de los empleados.

En conclusión, necesitamos de otra generación de sistemas de gestión de contenidos que nos ofrezca componentes clave de serie capaces de soportar las complejas necesidades de una intranet social.